生産性を上げるために「作業を分割」し「スキマ時間を有効活用する」という考え方

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ボクは非常にどんくさいです。

会社員時代は、効率化とか作業の標準化とか、仕組みを作ってきたつもりです。
でも自分のことになると「うまく活かせてないなぁ」と感じることが多々あります。

なんかどんくさいんです。

ボクは主にライター業をしつつ、ライターの記事をチェックしたり、編集したりしています。

いざ記事を書く場合、軽めの記事なら「1時間集中」すれば書けます。それはよいんです。軽めの記事なんで。

問題は重めの記事です。軽く4時間かかるなぁ。どっから手をつけてよいのやら・・・。って書くしか無いんですが。なかなか作業量の多さがわかっているので、手をつけられない。

記事に関わらずそういったことは誰しも経験があると思います。

たとえば・・・。

  • 部屋の掃除
  • たまった食器の山
  • 洗濯物のやま
  • メールの未返信(ボクは無いけど)

どうしたもんかな?と思っていたところ、超基本的な「タスク管理」の手法を思い出しました。

それは作業(タスク)を分解して、ひとつずつ片づけるということです。

生産性を上げるために「作業を分割」し「スキマ時間を有効活用する」という考え方

「やることリスト」に書いた項目は大きいのも含まれている

例としてボクの1日のやることリストを見てみましょう。
あくまでも例です。

  • テッカブルニュース記事執筆(60分)
  • ブログ更新 ネタ 物撮りの仕方①(120分)
  • イベント調整メール(5分)
  • ランボー塾宿題返信(60分)
  • 取材記事執筆(240分)
  • 忘年会予約(10分)

やることの箇条書きなのですが、記事執筆で4時間かけているものもあれば、メール返信など5分で終わるものもありますよね。

これはこれでよいんですが、タスク管理としては、わかりにくいです。

なぜなら、5分の仕事と、240分の仕事では、取り掛かる際の気持ちに違いがありすぎるからです。

「やりることリスト」と「タスクリスト」は別にしよう

これまでは、上記(見出しの上にあるやつ)を消化する感じで作業をしていたんですけど、これって「やることリスト」であって、タスクリストではないんですよね。

なぜなら分解されていないから。あとタスクと捉えると大きすぎる。

60分、120分、240分という「時間の塊が無いと手がつけられない」。
そう考えると、時間を確保できていないと手をつけられません。

そう、大きい塊の仕事は手をつけにくいんです。

「やること」を細かくしよう

なので、ひとつのやりたいことは細かくちぎることにしました。

取材記事240分

  • ①取材 構成ざっくり(15分)
  • ②取材 構成決定(15分)
  • ③取材 仮タイトル(10分)
  • ④取材 冒頭部分(10分)
  • ⑤取材 見出しひとつ目(15分)
  • ⑥取材 見出しふたつ目(15分)
  • ⑦取材 見出しみっつ目(15分)

・・・まだ途中ですけど、こんな感じでしょうか。

大きい山(作業)を見るとなかなか大変に思いますが、細かくするとそうでもないかな?って気分になりますよね。

外出予定があるときもタスクを消化できる

ひとつのタスクは15分以下と自分ルールを決めることで、移動時のスキマ時間でも作業ができます。

外出予定があるとき。
電車の中でまとまった時間を作らなくても「電車待ちが20分あるな。この間に⑥取材をやろう」と、いう発想になるわけです。

外出時は移動含めて5時間作業できないというこれまでの常識から開放されるわけですね。

まとめ

タスクを分解し、スキマ時間に消化する。この考え方は、先日「ちきりん」さんが出版された新刊自分の時間を取り戻そう」で、高生産性シフトの衝撃の章を読んでヒントを得ました。

この章では、ドライバーが空き時間にUberでお金を稼ぐ、空き家や空き部屋をAirB&Bを使い泊まってもらう。

生産活動していなかったものに注目し、工夫することで生産活動につなげる。

執筆に置き換えると

外出時に執筆をするなんて考えられなかった→タスクの山を崩し15分でも作業ができるようにする→外出時にも執筆ができる!

ということです。

「やること」を分解し、作業効率を上げる。という考え方は、仕事の仕方としてこれまでまったく定着していなかったので、試行錯誤しつつ定着させていきます。

大きい作業もムリなくできるとよいなぁ。

タスク管理はこのツールを使っています

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